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会计电算化及其对企业信息化的启示
发布时间:2003-09-11     访问量:3059次
  国家信息化,企业是基础。国家经济增长主要靠企业,没有千千万万个生产企业和流通、金融以及其他服务性企业的信息化,也就谈不上国民经济的信息化。所以企业信息化是当前我国信息化的重点,也是成败的关键。本文从企业会计电算化出发,讨论它的成功、问题以及对企业信息化的启示。

    一、会计电算化是企业信息化的重要组成部分

    我们知道,企业的主要任务是生产以及伴随发生的管理活动,因此企业信息化的目的首先在于实现生产过程自动化,即通过电子和信息技术对生产过程的设计、制造、测量和控制实现自动化,为此企业需要采用计算机辅助设计(CAD)、计算机辅助制造(CAM)以及其他自动控制技术,控制设计和生产过程,以减轻人们的劳动和提高产品的质量;企业信息化的另一个目标是实现计划、财务、人事、物资、办公等等方面的管理自动化,并通过Intranet使企业内部信息交流畅通,监控物流的整个过程,为此企业方面要建立管理信息系统(MIS)、决策支持系统(DSS)、专家系统(ES)以及办公自动化系统(OA)。近来成为热门话题的制造资源规划(MRP)、企业资源规划(ERP),基本上属于MIS的范畴,而计算机集成制造系统(CIMS)则是MRPⅡ或ERP与CAD/CAM的组合,全方位考虑生产和管理,力图实现企业整体的自动化。但不管怎样,会计信息系统(AIS)都必然是企业信息系统的一个重要子系统。

    企业是由众多系统组成的一个生产经营系统,而会计是以价值形式参与企业经营管理的。企业的全部活动归结为一点,就是经济活动。经济活动体现在质和量两个方面,量的形式虽然表现不一,但其起点和终点都以价值量来表示。现代企业组织中的总工程师、总会计师制,实质上就是从质、量两个方面协助企业领导者进行企业管理。因此,会计在企业管理中发挥着极其重要的作用,而实现会计电算化的意义也就不言而喻。会计电算化的目标是通过建立电子计算机会计信息系统,实现会计工作的现代化。具体说,就是用计算机代替手工来完成诸如计算、整理、核对、分类、登记、制表等会计核算工作,实现分析、计划、控制、决策之类的财务管理工作,借以对经济活动的全过程进行完整、连续、系统、综合的核算和控制,提供经济管理上所需要的各种信息,以考核过去、控制目前和预测未来的各项经济活动。信息是管理的基础,会计产生了企业70%以上的信息,不实现会计工作的电算化,也就谈不上企业管理的信息化。

    我国会计电算化已有十多年的历史,由于人力、物力和技术水平的限制,我国绝大多数企业在80年代不可能建立全面的信息系统,不得不选择一些既急待提高效率又可望以较少投入而获得成功的单项作为突破口,而会计有幸正是这样一个合适的突破口。因此,1988年会计界就提出会计电算化的倡议,财政部1994年还提出15年实现会计电算化的目标,即到2000年全国4060%的大中型企业实现会计电算化,2010年全国80%企事业单位要实现会计电算化。

    二、对会计电算化的反思

    毫无疑义,10年来我国会计电算化也确实取得了可喜的成就,形成了一个初步繁荣的国产会计软件市场,普及了会计电算化知识,造就了一大批既懂计算机又熟悉会计的维护和开发人才,一大批企业告别了手工帐。

    但是,我们应该看到目前我国会计电算化的成效比预期要小,不仅数量上真正以机代帐的企业还不多,而且其中大多数企业只在帐务、报表、工资等方面实现核算电算化。正是由于我国企业管理信息化往往从会计开始这样一种现实,使得我国数百家会计软件公司长期来一心一意地独立发展会计软件,使AIS成为一个孤立于其他子系统的一个自我封闭式系统,限制了它的作用。会计电算化孤军突进的后遗症是明显的,当前几个突出的问题是:

    1、未能站在企业管理信息化的高度研究会计电算化,会计软件囿于传统的思维方式,模拟手工核算方法,缺少管理功能。我国数百家会计软件公司虽然不少也在不断翻新版本或转换平台,但过多倾注心血的是形式上的新颖,并没有下太多功夫去提高财务和企业管理的水平。目前流通的会计核算软件大多属于业务信息系统的范畴,只能完成事后记帐、算帐、报帐以及提供初级管理功能,不具有事前预测、事中控制、事后分析决策等财务管理功能。近两年来虽然倡导发展管理型会计软件,但一般只从财务管理的要求出发。

    2、我国绝大多数AIS未能成为企业MIS的一个有机组成部分,不仅与生产、设备、采购、销售、库存、运输、人事等子系统脱节,而且会计软件内部各子系统也只以转帐凭证的方式联系。从而造成数据在内外子系统之间不能共享,信息不能通畅,既影响财务管理功能的发挥,又不能满足企业对现代化管理的需要。在综合的企业MIS中会计子系统应该从其它业务子系统获取诸如成本、折旧、销售、工资等原始数据,提高数据采集效率和管理能力,各业务子系统也应从财务子系统取得支持,例如企业采购、进销存业务可以与财务共同管理一本商品或材料帐。但由于各自独立发展,互相之间不能实现数据共享,往往一个子系统的打印输出,成了另一个子系统的键盘输入。最近有关方面出台了一个会计软件数据标准,要求商品化会计软件提供一个数据格式转换机制,以便同企业内部其他子系统交换数据,意在亡羊补牢,但可以预料其作用十分有限。

    3、会计仍然是一个封闭式的系统。会计系统的开放性除了体现在企业内部各子系统之间的信息共享之外,更应体现在会计向外界披露信息的内容和发布方式上。但目前会计信息系统既不能通过Internet网络向股东发布财务报表等综合信息和明细信息,也不能通过网络直接向税务、财政、审计、银行等综合管理部门提供信息,更不能有选择地披露相关的人事、技术、设备以及股东所关心的其它信息。此外,普遍不能支持跨国集团的多国业务。

    4、开发技术、工具或平台落后。由于会计软件规模相对要小些,加上早期的开发者大多是非计算机专业人士,所以一般都选择大众化的开发工具。目前尽管部分会计软件已从DOS转到了WINDOWS平台,但大多数软件的开发工具仍然沿着DBASE、FOXBASE、FOXPRO往上爬,始终摆脱不了DBF的文件体系,缺乏ORACLE之类大型数据库管理系统在功能、性能、安全等方面的有力支持。

    总而言之,国产会计软件设计思想起点较低,起步时仅考虑如何为财务部门服务,大多数停留在会计核算水平上。这种软件一般只适用于小型或部分中型企业的会计核算和初级管理,而大中型企业则应该走系统集成的路,全方位地开发完整的MIS,从企业信息化的整体出发设计AIS。

    三、企业信息化应该从会计电算化中受到启示

    会计电算化是企业信息化的一个重要组成部分,它是先行官,是拓荒者。企业信息化应该从它的成功与教训中受到启示。

    1、企业信息化需要重构企业全局共享数据库,即通过对企业财务、生产、设备、采购、销售、库存、运输、人事等等需求作全面分析,重组原有的信息资源,建立全局共享数据模型。这是信息化的基础性和关键性的任务。系统集成不是程序的堆砌,也不能靠数据标准、传递接口或子系统之间的数据转换来实现。信息系统要以数据为中心,系统内部各职能部门或不同管理层次的联系、同外部的信息交流,都应以设计良好的全局共享数据库为基础。

    2、企业信息化需要一个繁荣的企业管理软件市场,尤其要立足国内,开发适合我国文化和习惯的MRP或ERP系统。不能否认,国外MRP或ERP在技术上比较成熟,也基本上适用于我国企业。但是企业管理模式受一定文化和习惯的影响,如果由国人开发出功能和性能都能与外国匹敌的系统,则将更受企业欢迎,何况进口软件的价格也绝不是普通企业可以问津的。这一点也正是会计电算化成功之道,试想如果没有国产近200个商品化会计软件以及数不胜数的定点开发软件,我国会计电算化能有今天这样的局面吗。我们建议企业MIS的开发者与会计软件开发者联合开发,提倡和鼓励会计软件开发单位的强者走出会计软件的小天地,投身到更需要聪明才智的企业MIS的开发事业。

    3、要重视发展行业性管理软件。我们知道企业有千千万万,它们经营业务范围和管理模式是千差万别的,不能指望用一把钥匙开所有的锁,所以象远方、广之旅这样一些行业性会计软件往往更受到相关行业的欢迎。同样我们应该提倡分别设计适合生产企业、流通企业、金融以及其他服务性企业的MIS。事实上MRP就是一个只适用于制造业的MIS。软件公司应该找准一个方向,通过广泛而又深入的系统调查和分析,设计出具有行业特色的软件。广州有一个系统开发公司主攻宾馆综合管理软件,产品切合宾馆一类服务性企业的具体管理模式,所以深受欢迎,公司也获得丰厚的回报。

    4、企业信息化需要提高CIO(企业信息主管)的地位,正如会计电算化需要有一个强势而得到重视、支持和理解的主管一样。因为企业信息化以产品为中心,通过MIS组织、控制、协调企业内部各职能部门的生产和管理,实现同外部世界的信息交流,这不仅需要企业领导的高度重视和积极参与,而且需要一个有权力和能力的CIO去组织领导。我们认为,大中企业应该成立一个由职能部门领导参加的信息化领导机构,而且这个机构要位于各职能部门之上,要由企业最高信息主管负责。此外,企业IT部门应该与其他业务部门同级。

    5、会计电算化,人才是关键,企业信息化也不能例外。财政部从1994年开始对会计人员展开了全面的培训工作,要求会计人员的6070%通过初级培训、1015%通过中级培训、5%通过高级培训,并且统一了培训大纲、教材和教学软件。MRP或ERP之类的信息系统的实施比会计软件要复杂得多,而技术又总在不断发展和更新,因此不造就一大批具有新思维、高素质的系统维护、一线应用以及懂得二次开发的技术人才,企业信息化将是一句空话。
黄正瑞
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